缺席的签约方作出妥当的授权
地产代理监管局接获有关在出售/ 购买物业时， 由于相关人士的授权代表欠缺妥当授权而产生问题的投诉。
大部份个案， 涉及地产代理从业员没有取得缺席的签约方（ 无论代表人是否一个共同拥有的物业的业主） 的正式书面授权， 以授权其代表人达成交易。其后缺席的签约方否认责任。由于缺乏正式的书面授权， 关于声称为缺席签约方的代表人究竟是否获授予足够权力行事， 以约束缺席签约方的争议便经常出现。
为保障客户利益， 从业员必须留意， 在接受代理的委任及/ 或进行一项出售或购买的交易时， 当任何人士声称是缺席的签约方的授权代表（ 「 该代表」 ） 时， 该代表必须出示「 授权书」 。该「 授权书」 须由缺席的签约方适当地签署并授权该代表进行有关交易及签署有关文件包括但不限于「 地产代理协议」 。 「 授权书」 的格式必须妥当并且经妥当签署及核证*。倘若只是要求该代表（ 无论该人是否共同业主） 签署一份声明书， 声称他已获得或将会获得妥当授权， 并承诺他个人负责所有后果， 这是不足够和具高风险的。
监管局亦提醒从业员， 根据地产代理常规( 一般责任及香港住宅物业) 规例第12(7)(b) 条， 持牌的地产代理在发放任何订金款项给卖方前， 必须确保卖方的身分与有关的住宅物业的拥有人是相同的； 假若他们并非同一人， 则须确保卖方具有出售该物业的权限。
违反上述指引及规例， 可能遭受监管局的纪律处分。
2006 年 3 月
* 「授权书」 的核证并非法律上的要求。但为免争议， 监管局建议「 授权书」 应由律师核证。